Sipenwaru Assalaam 2007 (draft)

Seleksi calon santri baru, mempunyai arti yang penting karena menyangkut keberlansungan, kelancaran dan peningkatan mutu proses belajar mengajar yang ada di PPMI Assalaam. Seleksi diadakan sebagai upaya untuk membuat keputusan tentang calon santri yang diprediksikan dapat berhasil dalam belajar. Untuk itu diperlukan rencana yang matang agar nantinya seleksi penerimaan siswa baru (Sipenwaru) di PPMI Assalaam benar-benar dapat menjaring santri-santri yang potensial yang akan menjadi modal untuk menghasilkan lulusan santri-santri yang bermutu sebagaimana yang diharapkan.

Sipenwaru Tahun Lalu
Pendaftaran Santri baru PPMI Assalaam yang dibuka dua kali pada tahun ajaran 2006/2007 menghasilkan peningkatan pendaftar sebesar 12 %. Pada perencanaan awal Sipenwaru 2006/2007 dilaksanakan hanya satu kali, namun pelaksanaannya dibuka kembali Sipenwaru gelombang II. Gelombang I dibuka pada pada Januari – Maret 2006. Sipenwaru dibuka kembali untuk Gelombang II pada bulan Juli 2006 setelah menimbang usulan dari MPP Daerah. Untuk Sipenwaru selanjutnya maka sistem dua gelombang ini perlu dibakukan. Catatan jumlah pendaftar dari tahun ke tahun adalah sebagai berikut:

No. Thn Akademik Jml Pendaftar
1. 2003/2004 593 santri
2. 2004/2005 590 santri
3. 2005/2006 720 santri
4. 2006/2007 803 santri

Agenda Sipenwaru 2007
Merujuk Kalender Akademik PPMI Assalaam tahun pelajaran 2007-2008 maka agenda Sipenwaru 2007 adalah sebagai berikut:

GELOMBANG I
•Pendaftaran: 1 Jan – 17 Maret 2007
•Test Lesan : 9 – 17 Maret 2007
•Test Tulis : Ahad, 18 Maret 2007
•Pengumuman : Kamis, 23 Maret 2007
•Daftar Ulang: 23 Maret - 6 April 2007

GELOMBANG II
•Pendaftaran: 23 – 30 Juni 2007
•Test Lesan : 23 – 30 Juni 2007
•Test Tulis : Ahad, 1 Juli 2007
•Pengumuman : Rabu, 4 Juli 2007
•Daftar Ulang: 4 Juli - 9 Juli 2007

Santri Baru datang: Ahad, 15 Juli 2007
Santri lama datang: Jum'at, 20 Juli 2007

Agenda akademik yang menjadi pertimbangan adalah:
•Ujian EBTANAS SD : sd awal Juni 2007
•Ujian akhir MTs dan SMA: sd pertengahan Juni 2007
•UN SMP : sd pertengahan Juni 2007
•UN SMA : sd akhir Juni 2007
•Awal liburan akhir tahun: 18 Juni 2007
•Awal tahun ajaran baru : Ahad, 22 Juli 2007

Kuota Jumlah Santri
Daya tampung PPMI Assalaam dan jumlah santri yang terdaftar dapat digunakan untuk menentukan kuota jumlah santri baru yang akan datang. Dengan asumsi bahwa jumlah ideal santri perkelas adalah 30 santri dan jumlah kelas seluruhnya di komplek PPMI Assalaam ada 90 kelas (termasuk seluruh kelas di ATC) maka daya tampung yang tersedia: 30 santri X 90 kelas = 2.700 santri. Daya tampung berdasarkan kelas ini tidak persis sama mengingat beberapa kelas digunakan kelas khusus atau kelas kecil yang hanya menampung tidak lebih dari 20 santri. Beberapa ruang kelas juga digunakan untuk kantor, ruang laboratorium dan gudang serta satu ruang digunakan untuk Watatita. Sedangkan daya tampung asrama maksimal = 2315 santri dengan rincian sebagai berikut:

No Asrama Volume Jumlah
1. Kamsartra I 17 x 20 340
2. Kamsartra II 18 x 20 360
3. Kapatra I 44 x 4 176
4. Kapatra II 22 x 4 88
5. Kagatra 22 x 3 66
6. Perum Tipe D 13 x 5 65
Kapasitas asrama Putra: 1095

No Asrama Volume Jumlah
1. Kamsartri I 15 x 20 300
2. Kamsartri II 16 x 20 320
3. Kapatri I 30 x 4 120
4. Kapatri II 32 x 4 x 3 384
5. Kagatri 32 x 3 96
Kapasitas Asrama Putri: 1220

Meskipun demikian beberapa kamar tidak dapat digunakan untuk asrama santri karena digunakan untuk bank (BSM di Kagatri), ditempati pembimbing (Ust dan Ustdzah) dan digunakan untuk kantor OP. Sehingga kapasitas asrama santri kurang dari 2.375 santri. Namun demikian masih dimungkinkan kapasitas asrama ditambah dengan mengalih fungsikan ruang-ruang kelas menjadi ruang kamar. Beberapa ruang kelas di kopel timur dapat di partisi untuk dapat digunakan menjadi areal asrama.

Dari data Bagian Teknologi Informasi didapat jumlah santri aktif sampai dengan bulan Juli 2006 adalah 2198 santri dengan komposisi 1144 santriwan dan 1054 santriwati. Dengan asumsi mutasi santri sampai akhir tahun 50 santri ditambah perkiraan jumlah kelulusan santri yang saat ini belajar maka pembagian kelas untuk masing-masing unit (dengan asumsi seluruh santri kelas 3 lulus/naik kelas dan seluruh TKS melanjutkan ke PPMI Assalaam) adalah sebagai berikut:
Santriwan : 1144
Santriwati : 1054
Jml Total : 2198

Penjaringan Calon Santri Berkualitas
Strategi penjaringan calon santri berkualitas sudah saatnya dilakukan. Salah satu cara adalah dengan menjaring calon santri berkualitas yang merupakan rangking 1-5 dari sekolah potensial. Calon santri yang memenuhi kriteria dapat dibebaskan dari biaya pendaftaran. Kriteria calon santri atau sekolah berpotensi perlu ditetapkan sejak awal untuk menjadi pedoman. Misalnya calon lulusan rangking 1 sd 5 dari lulusan SDIT tertentu bebas biaya test dan cukup menjalani test lesan dan test kesehatan.

Kriteria Santri Jalur Khusus
1.Terbukti Raport Ranking 1-5 sejak dari kelas 1 sampai dengan kelas VI dan berasal dari SD Potensial

2.Calon santri berbakat yang menjadi Juara Internasional/Nasional/Propinsi lomba Iptek dan MTQ

3.Lulus Test Lesan dan Tes Kesehatan

Kriteria SD Potensial
1.Juara NEM terbaik di Kota/Kabupaten
2.SD Favorit di Kota/Kabupaten
3.Termasuk Daftar SD Potensial yang ditetapkan oleh Direktorat PPMI Assalaam

Strategi Promosi Assalaam

Promosi memerlukan strategi untuk secara efektif menyebarkan informasi tentang Assalaam ke masyarakat luas. Dari hasil penelitian walisantri 2006 dan 2007 didapatkan kesimpulan bahwa informasi tentang Assalaam paling banyak didapatkan dari mulut ke mulut lewat hubungan keluarga, teman atau tetangga. Untuk itu kegiatan promosi yang paling berperan adalah promosi Assalaam sepanjang tahun. Promosi ini dapat dilakukan setiap saat sepanjang tahun baik secara aktif terencana maupun pasif. Tiap even, tiap pegawai Assalaam, tiap santri dan lulusan Assalaam dapat menjadi alat dan media promosi Assalaam. Pengelolaan atau manajemen promosi secara terus menerus di bawah kendali Humas Assalaam bersinergi dengan MPP maupun dengan memanfaatkan jaringan alumni IKMAS dan lembaga-lembaga di lingkup Yayasan.

Dengan berbagai layanan berbasis kelas yang baru telah dibuka maka kebutuhan untuk promosi ke masyarakat luas jauh lebih besar. MTs Assalaam membuka Kelas Internasional dan Kelas Olimpiade serta SMA Assalaam membuka Kelas Akselerasi.
Untuk informasi seleksi penerimaan santri baru dapat dilakukan jauh-jauh hari sebelum pendaftaran resmi dibuka. Khusus penyebaran informasi pendaftaran santri baru dapat melalui:
1.Penggunaan leaflet yang bebas bisa difotocopy dan booklet serta VCD.

2.Informasi lewat koran daerah dapat diusahakan dengan bekerja sama dengan MPP Daerah.

3.Penyebaran informasi lewat MPP daerah dan lewat Unit Pemasaran Tiga Serangkai yang tersebar di seluruh pelosok tanah air.

4.Penggunaan iklan pada koran nasional. Untuk penggunaan media ini perlu ketepatan media dan waktu pemasangan iklan.

5.Penggunaan media internet baik lewat situs Assalaam maupun menyediakan informasi interaktif lewat email.

6.Penulisan artikel, surat pembaca, atau pers release di koran nasinal dan daerah atau majalah remaja yang secara tidak langsung mengangkat nama Assalaam.

7.Promosi door to door ke sekolah-sekolah potensial di daerah-daerah atau kota-kota lain yang dilakukan oleh petugas yang ditunjuk dari Assalaam.

8.Pemberdayaan jaringan alumni IKMAS untuk ikut menyebarkan informasi Sipenwaru

RAB: masih digodog
Pendaftaran dengan dua gelombang tentu membutuhkan biaya yang lebih banyak dibandaingkan satu gelombang. Perbedaan biaya antara Gelombang I dan Gelombang II dimaksudkan untuk menghargai komitment lebih tinggi bagi pendaftar Gelombang I. Mendaftar di awal waktu menunjukkan keseriusan pendaftar ke Assalaam. Selain itu dengan biaya lebih tinggi pada Gelombang II maka diharapkan pendaftar akan memilih mendaftar di Gelombang I dan akan memudahkan bagi Assalaam untuk menentukan sejak awal jumlah calon santri yang diterima.

Test Masuk
Tujuan dan maksud diadakan test tidak semata-mata untuk menentukan kelulusan tetapi hasil test juga dapat digunakan untuk:
1.Mengetahui kemampuan akademis calon santri
2.Mengetahui kesehatan calon santri
3.Mengetahui kemauan dan minat calon santri
4.Menentukan kelulusan atau diterima atau tidaknya calon santri
5.Menentukan rangking atau urutan prioritas kelulusan
6.Untuk menjadi dasar kebijakan tindak lanjut pendidikan setelah diterima di Assalaam.

Materi Test Sipenwaru 2007:
1.Test lisan meliputi :
a.Wawancara
b.MTs: Baca / tulis huruf Arab
c.TKs/MA/SMA: Test lesan Bhs Arab dan Bhs Inggris
d.Pemeriksaan kesehatan

2.Test tulis meliputi:
a.Psycometrik test (numerik, verbal, minat bakat dan inventori)

Dari evaluasi pelaksanaan test Sipenwaru tahun-tahun sebelumnya maka pelaksanaan test bisa lebih dibuat lebih ringkas dengan menggunakan test materi Psycometri (numerik, verbal, minat bakat dan inventori) dengan tambahan test perilaku dan motivasi belajar di Pesantren. Tidak diadakan test Matematika dan Bahasa Indonesia karena materi tes sudah tercover pada test psykometri. Untuk materi Test menulis Arab untuk MTs ditiadakan karena sudah tercover pada saat test lesan.

Syarat-syarat pendaftaran:
1.Siswa yang telah duduk di kelas akhir pada satuan pendidikan yang bersangkutan pada tahun pelajaran 2007/2008 atau yang telah lulus pada tahun pelajaran 2007/2008
2.Calon santri datang sendiri ke tempat pendaftaran untuk test lesan dan test kesehatan
3.Mengisi formulir pendaftaran dengan biaya administrasi Rp. 200.000,-
4.Menandatangani surat pernyataan bagi calon wali santri
5.Menyerahkan formulir dan surat pernyataan ke Panitia dengan dilampiri:
6.Fotocopy raport smester I kelas VI SD atau kelas II SLTP yang telah dilegalisir.
7.Pas foto terbaru 3x4 sebanyak 2 lembar.

Komputerisasi Sipenwaru
Dalam pelaksanaan penghimpunan dan pengolahan data Sipenwaru digunakan alat bantu komputer. Hal ini akan mutlak diperlukan dalam pengolahan nilai untuk menentukan kelulusan calon santri. Jika komputerisasi diterapkan lebih luas untuk pendaftaran santri maka beberapa hal yang patut mendapat perhatian antara lain:

1.Belum adanya deskripsi detil dan jelas sejak awal akan menyulitkan komputerisasi. Proses, data masukan, dan kriteria yang dikehendaki harus sudah terdeskripsi lengkap sebelum diprogram.

Komputerisasi butuh waktu penyiapan mengingat Sipenwaru merupakan proses unik sehingga dibutuhkan pemrograman khusus. Tetapi setelah program komputer jadi maka proses pelaksanaan pendaftaran jadi lebih mudah dan terintegralistik.

Komputerisasi akan memudahkan pengambilan keputusan dan mempercepat pengolahan data bahkan bisa secara real time sejak data diinputkan.

Komputerisasi dapat meningkatkan citra profesionalisme, tetapi jika error maka perbaikan atas kesalahan akan sangat sulit dilakukan mengingat terbatasnya SDM yang paham pengolahan database terintegrasi. Untuk itu program komputer yang disarankan adalah program pengolahan data yang databasenya dapat pula diolah ulang dengan aplikasi pengolah database standar Windows (Ms Access dan Ms Excel) guna penyajian data yang lebih fleksibel.

Beberapa data vital yang harus dapat disajikan oleh sistem informasi Sipenwaru adalah sebagai berikut:
1.Daftar calon santri pendaftar dengan identitas lengkap dengan data orang tua wali
2.Daftar copy nilai raport calon santri
3.Daftar nilai hasil test lesan Sipenwaru
4.Daftar nilai hasil test tulis Sipenwaru
5.Daftar Nilai Test Kesehatan
6.Daftar Nilai Test Psikometrik
7.Daftar santri lulus Sipenwaru dalam urutan rangking nilai
8.Daftar santri tidak lulus Sipenwaru
9.Daftar kesehatan santri lulus dengan catatan khusus
10.Daftar santri yg kurang dalam penguasaan baca Alqur’an
11.Daftar santri lulus dengan catatan khusus psikologi utuk pembinaan
12.Daftar calon santri kelas akselerasi (yg dapat mengikuti test saringan berikut)
13.Kuisioner wali santri
14.Surat kesediaan wali santri yg telah ditandatangani dan bermaterei
15.Laporan keuangan pendapatan dan pengeluaran selama Sipenwaru
16.Laporan pertanggungjawaban panitia atas pelaksanaan Sipenwaru

Test Sipenwaru di Daerah
Pelaksanaan tes Sipenwaru dapat diselenggarakan di daerah oleh MPP Daerah dengan ketentuan sebagai berikut:
1.MPP Daerah mengajukan permohonan pelaksanaan test daerah ke Panitia Pusat untuk mendapatkan persetujuan.
2.Jumlah peserta pendaftar minimal 10 calon santri.
3.Panitia daerah setempat bersedia menanggung biaya pelaksanaan test.
4.Panitia daerah bersedia mempersiapkan akomodasi team Assalaam guna kelancaran test.
5.Panitia daerah menyiapkan tim medis untuk test kesehatan.
6.Panitia daerah berhak memungut biaya test tambahan.
7.Panitia daerah berhak mendapatkan 25% uang pendaftaran.
8.Panitia daerah berhak mendapatkan bonus gratis biaya pendaftaran 1 peserta per kelipatan 10 pendaftar di daerah tersebut.

Pada pelaksanaan test Sipenwaru di daerah:
1.Panitia Pusat akan mempersiapkan berkas materi test tulis berikut lembar jawab.
2.Panitia Pusat akan mengirimkan team test tulis daerah dan penguji lesan.
3.Jadwal pelaksanaan test daerah serempak di seluruh Indonesia bersamaan dengan test tulis Pusat.
4.Seluruh berkas test dibawa ke Pusat setelah pelaksanaan test daerah untuk pengkoreksian.
5.Hasil Test Daerah diumumkan bersamaan dengan pengumuman hasil Test Pusat

Demikian draft rancangan SIPENWARU Assalaam 2007.